Kongresser

Att mötas är stort. Men när många ska träffas behöver du också kunna lita på att allt runt omkring fungerar, vi ser till att det gör det. Vägen till ett lyckat arrangemang börjar redan vid planeringsbordet med mål, syfte och en plan för hela genomförandet. Det finns ingen detalj som är för liten för att hoppas över.

Oavsett om du söker en plats för ett personligt möte eller en kongress för 1000-tals deltagare anpassar vi oss efter dina behov. Med ett personligt engagemang och ett systematiserat arbetssätt skapar vi det allra bästa förutsättningar för att genomföra ett bra möte.

Ofta är det en lyckad administration runt själva evenemanget som avgör hur nöjd du som kund blir i slutänden. Det är därför vi med glädje tar hand om alla tråkiga delar, såsom anmälningssystem, logi- och lokalbokning, projektledning, ekonomisk administration och utvärdering.

Vi tar hand om logistiken och administrationen så att du kan fokusera på det som är viktigt för dig, d.v.s. dina gäster.

När du anlitar oss kan du koncentrera dig på innehållet i själva mötet. Resten löser vi.

Sugen på att prata kongress?

021-41 72 05

Vill du veta mer?

Kongresser i detalj

För att kunna samla in anmälningar till konferensen eller det stora eventet använder vi ett webbasserat bokningssystem. Vi sätter upp en anmälningssida som deltagarna går in på via sin dator och gör sin anmälan. Ofta handlar det om personuppgifter, seminarieanmälan, logibokning och betalningslösning.

Projektledaren har en egen ingång till administrationsdelen, där rapporter enkelt kan tas fram i realtid, och där det smidigt går att kommunicera med deltagarna via mail eller sms.

Ur detta bokningssystem tar vi sedan deltagarlistor, underlag för namnbrickor, logislistor till hotellen etc.

Några av funktionerna som systemet har:

eventsida för evenemanget, publicering av information, registrering/anmälan, transportbokning, hotellbokning, aktivitetsbokning, monterbokning, seminariebokning, inpasseringssystem, namnskyltar, betalningstjänst (kort eller faktura), SMS- och andra mobila tjänster, uppföljningsenkäter, rapporter och statistik

Att hantera ett möte eller annat arrangemang med många deltagare kräver väldigt mycket när det gäller anmälan, logibokning, ekonomisk hantering, resor och uppföljning. Ofta är det en lyckad administration runt själva evenemanget som avgör hur nöjd kunden blir i slutänden.

Att arrangera ett evenemang kan vara väldigt mycket. Det kan vara en konferens, jubileum, produktlansering, kongress, mässa eller varför inte en kryssning med 1500 folkdansare?

Vi på Travel Team är specialister på att hjälpa er med det praktiska och administrativa runt arrangemanget. Till vår hjälp har vi ett webbaserat bokningssystem som vi skräddarsyr efter våra kunders olika behov. Tanken med att anlita oss är att ni ska kunna koncentrera er på innehållet i själva mötet och vi sköter resten.

Bland annat erbjuder vi dig som kund projektledning, rådgivning, bokning/anmälan, ekonomisk hantering och redovisning, support vid anmälan och genomförande, leverantörskontakter, socialt program, mäss- och monterbygge m.m

Trots det konstiga namnet, Professionell kongressorganisatör är det inte så komplicerat. En PCO tar hand om det administrativa runt ett möte som du ofta tycker är tråkigt och krångligt.

Att genomföra en kongress med ett stort antal unika deltagare är mer komplicerat än vad man kan tro. Fråga någon som har provat på egen hand! Det handlar om allt ifrån inbjudningar, bokningssystem, hemsida, deltagarlistor, ändringar, hotellbokningar på flera hotell, specialönskemål, aktiviteter, talare, resor, projektledning, ja listan kan göras lång.

Det är just detta vi tar hand om åt dig, så du i lugn och ro kan fundera på själva mötet och vad det ska innehålla. Bakom varje framgångsrik kongress eller evenemang ligger många timmar av planering, förberedelser och administration. En PCO ser till att inget faller mellan stolarna och ser till att mötet uppnår önskat resultat. Tryggt, personligt och kompetent i minsta detalj! Det är så vi på Travel Team vill ha det!

Ibland behöver man en samlande kraft som fungerar som spindeln i nätet och håller ihop saker och ting, då ska man anlita en projektledare. När vi kallas in för att projektleda ett möte innebär det ofta flera olika arbetsuppgifter. Man är den sammankallande kraften som sätter mötesstruktur inför en kongress.

Man ansvarar för kontakten med arrangörsgruppen, anläggningen, hotellen, restaurangerna, artisterna, tryckeriet samt övriga inblandade parter i kongressen. Vår uppgift är även att se till att andra gör sina tilldelade uppgifter, detta för att helheten blir det resultat våra kunder vill ha. Sist men inte minst ansvarar projektledaren även för evenemangets ekonomi, allt från deltagarfakturering, leverantörsfakturor och slutligen en ekonomisk sammanställning.

En knapptryckning till 10 bokningsbara hotell, det är bra kundservice som dina deltagare kommer att uppskatta.

Behöver hjälp med hotellbokning till ett event och dessutom garantera ett visst antal rum till dina deltagare, då använder du Travel Team hotellbokningsservice. Vi sätter upp en webbaserad hotellbokning med aktuella hotell där vi förhandlat bästa pris och villkor.

Vi garanterar ett antal rum till er och sköter namnlistor, specialönskemål, betalningar och ändringar. Oavsett vart du ska ha ditt möte hjälper vi dig, med vårt stora kontaktnät av hotell världen över ser vi till att hitta det du söker. Det kan inte bli enklare... eller billigare!

Budapest

Världsföretag träffas i Budapest och pratar ekonomi

Studiebesök på Ambassad med föreläsning

Middag på Donau

Löprunda på morgonen med hela gänget – ”sightseeing”

4 effektiva konferenspass med workshop och redovisning

Malta

Ett dopp i Maltas blå lagun

300 försäkringskonsulter mötes och utvecklas

Galamiddag i det gamla stenbrottet

Egen aktivitet, simma med tonfisk eller 7000 års historia

Flygplatstransfer i en Maltesisk Gulet-båt

Åre

Åre, Sveriges Alperna

70 konsulter nätverkar i hotellets ”vardagsrum”

Middag på Buustamons Fjällgård

Seminarier och utbildning på Copperhill

Förarutbildning på Åre Winter Driving Center

Göteborg

Gothia Towers – Bäst på kongress

1 525 deltagare mässar och festar

Mellovinnare på Scen

Klassisk räkmacka till lunch

140 nöjda utställare åker hem med fulla orderböcker